Prélèvement à la source : rôle de l'employeur

Prélèvement à la source : les obligations de l'employeur sur les salaires versés

Le prélèvement à la source s'applique aux traitements et salaires, aux sommes versées immédiatement au titre de la participation ou de l'intéressement lorsqu'elles ne sont pas affectées à un plan d'épargne salariale, aux indemnités journalières de sécurité sociale versées en cas de maladie, accident ou maternité, aux allocations chômage et de préretraite, ainsi qu'aux pensions de retraite.

C'est la personne ou l'organisme qui verse le revenu qui effectue la retenue à la source : l'employeur pour les salaires, France Travail pour les allocations chômage, la caisse de retraite pour les pensions. Certains revenus échappent à cette collecte et donnent lieu à des acomptes calculés par l'administration à partir des revenus déclarés l'année précédente, notamment pour un travailleur indépendant. Ces règles sont précisées par Service-Public Entreprendre.

Lorsque l'employeur adhère au service Tese, c'est ce service qui prend en charge l'ensemble des opérations liées au prélèvement à la source à sa place : calcul, application du taux transmis par l'administration et reversement de la retenue. Cette délégation allège la gestion pour les structures qui ne disposent pas d'un service paie dédié en interne.

Le taux personnalisé que l'administration transmet à l'employeur

Le taux de prélèvement à la source est déterminé pour chaque salarié par l'administration fiscale, sur la base de sa dernière déclaration de revenus, puis transmis à l'employeur. Par défaut, ce taux est individualisé : il est calculé séparément pour chaque conjoint marié ou pacsé imposé en commun, en fonction des seuls revenus personnels de chacun (salaires, pensions, bénéfices industriels et commerciaux), afin de tenir compte des écarts de revenus au sein du couple.

Le salarié peut préférer l'application du taux du foyer fiscal plutôt que son taux individualisé propre. Il effectue alors lui-même la démarche depuis son espace en ligne sur le site des impôts, via le service « Gérer mon prélèvement à la source », qui transmet ensuite la demande à l'employeur par la voie habituelle de transmission du taux.

L'administration fiscale transmet le taux chaque mois à l'employeur, afin qu'il reflète la situation la plus récente du salarié. L'employeur dispose d'un délai de 60 jours pour appliquer le taux mis à sa disposition. Ces règles figurent aux articles 204 E et 204 M du code général des impôts.

Le taux neutre : ce que l'employeur applique par défaut

Un salarié peut choisir de ne pas communiquer son taux personnalisé à son employeur. Celui-ci applique alors un taux neutre, qui dépend uniquement du montant de la rémunération versée par l'employeur, et non des revenus du foyer. Ce même taux neutre s'applique lorsque le salarié n'a jamais souscrit de déclaration de revenus, ou lorsque son taux de droit commun n'a pas été transmis à l'employeur, ou lui a été transmis tardivement.

Le taux neutre est déterminé à partir de grilles établies par l'administration fiscale, en fonction du seul montant de la rémunération versée par l'employeur. Il ne tient donc compte d'aucune autre information sur les revenus du salarié ou de son foyer, contrairement au taux individualisé calculé par l'administration sur la base de la dernière déclaration de revenus.

Pour l'employeur, la bascule entre taux individualisé, taux de foyer et taux neutre ne change rien à la mécanique de collecte : il applique le taux transmis ou, à défaut, le taux neutre, et reverse la retenue correspondante dans les mêmes délais.

Déclarer le prélèvement à la source via la DSN ou la déclaration PASRAU

Le prélèvement à la source est intégré à la déclaration sociale nominative (DSN) que l'employeur transmet chaque mois. La retenue à la source de l'impôt sur le revenu est prélevée en même temps que les cotisations sociales, puis reversée au service des impôts des entreprises.

La DSN comporte une déclaration mensuelle, qui transmet les informations sur les salariés aux organismes sociaux et sert à payer les cotisations, et une déclaration évènementielle, à effectuer dans les 5 jours ouvrés suivant un arrêt de travail ou une fin de contrat.

Le délai de dépôt de la DSN mensuelle dépend de la taille de l'entreprise : une entreprise de moins de 50 salariés doit l'effectuer le 15 du mois qui suit la période de travail rémunérée, une entreprise de 50 salariés ou plus le 5 du mois qui suit.

Les employeurs qui ne sont pas soumis à la DSN, notamment les employeurs étrangers dont les salariés résident en France sans cotisations sociales françaises, déposent à la place une déclaration PASRAU (prélèvement à la source pour les revenus autres), à souscrire le 10 du mois suivant le versement des revenus.

Reverser le prélèvement à la source : mandat SEPA B2B et sanctions

Avant tout reversement, l'employeur doit disposer d'un SIREN ou SIRET, d'un compte professionnel sur impots.gouv.fr et d'un compte bancaire en zone SEPA. Il doit aussi prendre un représentant fiscal et étendre son mandat au prélèvement à la source lorsque cette représentation est obligatoire.

Le reversement s'effectue par un prélèvement SEPA B2B renseigné dans le bloc financier de la DSN ou de la déclaration PASRAU. L'employeur doit imprimer le mandat SEPA B2B, le signer et l'envoyer à sa banque pour qu'elle l'enregistre dans son système, avant tout premier reversement.

Tout incident de paiement entraîne le rejet du prélèvement SEPA B2B et l'application de sanctions. Les déclarations et paiements passent par net-entreprises.fr, le site officiel des déclarations sociales en ligne et le canal unique pour déclarer le prélèvement à la source, après inscription préalable. Les modalités complètes sont détaillées sur impots.gouv.fr.

Quel dispositif selon la taille et la localisation de l'employeur

Le prélèvement à la source est entré en vigueur le 1^er janvier 2019 pour toutes les entreprises versant des salaires imposables en France, avec pour objectif de supprimer le décalage d'un an entre la perception des revenus et le paiement de l'impôt dû sur ces revenus. Le dispositif concret à suivre diffère ensuite selon le profil de l'employeur.

Pour une TPE française de moins de 50 salariés sans service paie dédié, adhérer au service Tese délègue l'ensemble des opérations de prélèvement à la source : c'est ce service qui calcule la retenue, applique le taux transmis par l'administration et simplifie le respect de l'échéance mensuelle du 15 du mois suivant.

Pour une entreprise française de 50 salariés ou plus, la gestion passe par une déclaration sociale nominative déposée en interne ou via un prestataire de paie connecté à net-entreprises.fr, avec une échéance fixée au 5 du mois suivant la période de travail rémunérée, contre le 15 pour les entreprises plus petites.

Pour un employeur établi hors de France, la déclaration PASRAU remplace la DSN. Depuis le 1^er janvier 2023, un régime particulier s'applique aux employeurs établis dans certains pays, dont l'Allemagne, la Belgique, l'Espagne, l'Italie ou le Royaume-Uni sous conditions, qui emploient des salariés fiscalement domiciliés en France exerçant ponctuellement leur activité en France, notamment en télétravail : l'administration prélève alors un acompte directement sur le compte bancaire du salarié, et l'employeur n'effectue plus de retenue à la source, mais doit transmettre chaque année la rémunération imposable en France.

Les erreurs à éviter dans la gestion du prélèvement à la source

Laisser passer le délai de 60 jours pour appliquer un nouveau taux transmis par l'administration expose à collecter un impôt sur une base périmée, au détriment du salarié ou du Trésor selon le sens de l'écart entre l'ancien taux appliqué et le nouveau taux reçu.

Oublier la déclaration évènementielle dans les 5 jours ouvrés suivant un arrêt de travail ou une fin de contrat retarde l'ouverture des droits du salarié auprès des organismes sociaux, puisque cette déclaration transmet les informations nécessaires à l'Urssaf, à la CPAM et à France Travail.

Ne pas renvoyer le mandat SEPA B2B signé à la banque avant le premier reversement provoque un incident de paiement : le prélèvement est rejeté et des sanctions s'appliquent, en plus du retard pris sur le reversement dû au service des impôts des entreprises.

Confondre DSN et PASRAU selon que l'entreprise verse ou non des cotisations sociales en France conduit à déclarer sur le mauvais canal. Une entreprise étrangère sans cotisations sociales françaises doit utiliser la déclaration PASRAU, et non la DSN classique, pour transmettre le taux et la retenue de ses salariés.