Registres obligatoires d'une société en 2026 : comptables, juridiques, salariés

Registres obligatoires comptables

Selon la fiche Entreprendre Service Public sur les registres obligatoires d'une société, vérifiée le 21 février 2026, la société tient un livre-journal qui enregistre chronologiquement, jour par jour, toutes les opérations qui affectent son patrimoine, avec leur origine et la référence de la pièce justificative ; en activité libérale, il indique aussi l'identité du client, le montant, la date et le mode de versement des honoraires. Le livre peut être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce, ou tenu sous forme électronique s'il est identifié, numéroté et daté de façon authentique.

Le grand livre reprend les écritures du journal, réparties par comptes selon le plan comptable. Le livre inventaire n'est pas obligatoire, mais l'inventaire annuel de l'actif et du passif l'est, en quantité et en valeur, d'où la recommandation de le tenir. Ces livres se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice, et les pièces justificatives 10 ans à partir de leur établissement. La fiche ne prévoit aucune peine pour l'absence de ces livres, mais un faux ou un usage de faux expose la société à 3 ans d'emprisonnement et 225 000 € d'amende.

Registres des décisions selon la forme de la société

En SAS et en SARL, les décisions des associés sont constatées par des procès-verbaux établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées et revêtues du sceau de l'autorité qui les a paraphées, ou tenus sous forme électronique avec un horodatage. En SASU et en EURL, les décisions de l'associé unique vont dans un registre des décisions, électronique si les statuts le prévoient, conservé 6 ans ; en EURL, il est coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, le greffe du tribunal judiciaire ou le maire. Un registre mal tenu expose les décisions à l'annulation à la demande d'une personne concernée.

Les sociétés par actions tiennent un registre des mouvements de titres, apport, cession, donation, nantissement ou démembrement, avec la date, l'identité et l'adresse des titulaires, le nombre, la catégorie et le numéro des titres, sur papier ou sur un dispositif d'enregistrement électronique partagé ; la fiche ne prévoit pas de peine, mais le registre prouve les cessions. La SA tient en plus les procès-verbaux d'assemblée générale et du conseil, conservés 5 ans, cotés au greffe pour 2,69 € plus l'envoi ou gratuitement en mairie, les feuilles de présence aux assemblées et un registre de présence aux conseils, conservés 3 exercices.

Registres liés aux salariés

Dès qu'elle emploie des salariés, la société tient un registre unique du personnel où chaque salarié est inscrit à l'embauche à l'encre indélébile, avec les stagiaires et les volontaires en service civique ; les informations se conservent 5 ans après le départ. Elle tient aussi un DUERP, mis à jour au moins chaque année dès 11 salariés et conservé 40 ans, un registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement, un registre des contrôles de sécurité conservé 5 ans, un registre des dangers graves et imminents et un registre des vérifications des installations électriques.

Entre 11 et 50 salariés s'ajoute un registre des questions du comité social et économique : l'employeur répond par écrit dans les 6 jours ouvrables suivant la réunion, et l'absence de registre expose à 7 500 € d'amende. Un registre spécial du repos hebdomadaire recense, dans les 6 jours de l'embauche, les salariés à régime particulier, sous peine de 7 500 € par salarié ; un registre des contrôles de sécurité mal tenu coûte 3 750 € par salarié concerné.

Registre des traitements de données personnelles

Une société qui détient et collecte régulièrement des données personnelles tient un registre des activités de traitement : paie, ressources humaines, prospection commerciale, photo publiée sur un site. Les fichiers papier sont concernés. Le registre nomme le responsable du traitement, le délégué à la protection des données s'il existe, les finalités, les catégories de personnes, de données et de destinataires, les transferts hors de l'Union européenne et les mesures de sécurité ; un sous-traitant tient son propre registre, et la Cnil propose des modèles.

Écarts dans la fiche

La fiche fixe l'amende pour absence de transcription ou de mise à jour du DUERP à 7 500 € au plus, puis écrit qu'en cas de récidive dans l'année cette amende « peut être portée à » 3 000 €, un montant inférieur. Pour le conseil de surveillance, les procès-verbaux sont signés par le président de séance et « au moins un administrateur » et nomment les administrateurs présents, quand le registre de présence distingue les administrateurs des membres du conseil de surveillance.

Dans le registre des procès-verbaux d'assemblée de la SA, elle écrit après la signature du bureau « Il peut s'agir d'un apport, d'une cession, d'une donation, d'un nantissement ou d'un démembrement de titres », et les rubriques sur ce registre et sur la présence aux conseils finissent sur la feuille de présence aux assemblées. Elle écrit aussi « doit être côté et paraphé » et « Si elle est effectué par le greffe ». Nous publions ces écarts sans les trancher.

Ce que cela change pour une TPE

Notre lecture, pour une SASU de deux salariés qui reçoit du public : livre-journal et grand livre, registre des décisions de l'associé unique, registre des mouvements de titres, registre unique du personnel, DUERP, registre des contrôles de sécurité et registre des traitements de données personnelles. Notre calcul : un DUERP établi en septembre 2026 se conserve jusqu'en septembre 2066, et les mentions d'un salarié parti le 31 décembre 2026 jusqu'au 31 décembre 2031. Voir notre page sur les obligations comptables, notre page sur la SAS et notre page sur le RGPD en TPE.

Ce que cette page ne dit pas

Elle ne détaille ni le contenu du DUERP, ni les registres propres à certaines activités, ni les registres des libéraux à la déclaration contrôlée, ni les délais de prescription. Fiche vérifiée le 21 février 2026, lue le 15 septembre 2026.